Letzte Aktualisierung: 2026-06-23

Datenschutz-Bausteine

Generische Vorlagen — keine Rechtsberatung. Diese Bausteine helfen Ihnen, Ihre Informationspflichten gegenüber Anrufern zu erfüllen. Sie ersetzen keine anwaltliche Prüfung Ihres Einzelfalls. Passen Sie die [Platzhalter] an und lassen Sie die Endfassung im Zweifel rechtlich prüfen.

Rollen & Hinweis

Beim Einsatz von Leitstand ist Ihr Betrieb der Verantwortliche für die Daten Ihrer Anrufer. Leitstand AI GmbH i.G. (Weilermattweg 1, 79410 Badenweiler) ist Ihr Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO — geregelt im Auftragsverarbeitungsvertrag. Die Datenschutzinformation gegenüber Ihren Anrufern stellen Sie bereit — die folgenden Bausteine nehmen Ihnen die Arbeit weitgehend ab.

Baustein für Ihre Datenschutzerklärung

Zum Kopieren in Ihre bestehende Datenschutzerklärung (als eigener Abschnitt). [Platzhalter] bitte ersetzen.

Telefonische Erreichbarkeit / KI-gestützte Anrufannahme

Außerhalb unserer Geschäftszeiten bzw. bei Nichterreichbarkeit werden eingehende Anrufe von einem automatischen, KI-gestützten Telefonassistenten entgegengenommen, den wir über den Dienst „Leitstand" (Leitstand AI GmbH i.G., Weilermattweg 1, 79410 Badenweiler) betreiben. Leitstand handelt dabei als unser Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO).

Verarbeitete Daten: Name und Rückrufnummer, Einsatzadresse, Beschreibung Ihres Anliegens, eine Transkript-Zusammenfassung des Gesprächs sowie — nur sofern hierzu gesondert hingewiesen und/oder eingewilligt wird — eine Audio-Aufzeichnung; optional von Ihnen übermittelte Fotos.

Zweck: Entgegennahme und Einordnung Ihres Anliegens außerhalb unserer Erreichbarkeit sowie Benachrichtigung unserer Bereitschaft, um Ihr Anliegen zu bearbeiten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen / Vertragsanbahnung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an durchgehender Erreichbarkeit im Notdienst). [Falls Audio-Aufzeichnung aktiviert: zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — Einwilligung, auf die zu Gesprächsbeginn hingewiesen wird.]

Empfänger / Auftragsverarbeiter: Leitstand setzt zur Leistungserbringung Unterauftragsverarbeiter ein (Sprachverarbeitung, Telefonie/SMS, Datenhaltung, Hosting, E-Mail-Versand); diese verarbeiten innerhalb der EU. Soweit im Einzelfall eine Übermittlung in ein Drittland erfolgt, bestehen geeignete Garantien (EU-Standardvertragsklauseln bzw. Angemessenheitsbeschluss).

Speicherdauer: Eine etwaige Audio-Aufzeichnung wird nach 30 Tagen, die Transkript-Zusammenfassung nach 12 Monaten gelöscht, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Auf Ihren Wunsch löschen wir Ihre personenbezogenen Daten eines Vorgangs vorzeitig.

Hinweis nach Art. 50 EU AI Act: Zu Beginn des Gesprächs werden Sie darauf hingewiesen, dass Sie mit einem KI-System sprechen. Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung statt (Art. 22 DSGVO); die Bearbeitung erfolgt durch unseren Betrieb.

Ihre Rechte: Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 15–21 DSGVO) sowie Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO). Wenden Sie sich hierzu an: [Ihr Betrieb, Anschrift, E-Mail].

Ansage-Text zu Gesprächsbeginn (Art. 50 AI Act + § 201 StGB)

Wird vom Assistenten „Lea" hörbar am Gesprächsanfang gesprochen. Standard ist ohne Mitschnitt.

Variante 1 — ohne Audio-Aufzeichnung (Standard)

„Guten Tag, hier ist Lea, der automatische Telefonassistent von [Betrieb]. Ich nehme Ihr Anliegen auf und gebe es an die Bereitschaft weiter. Dieses Gespräch wird nicht als Tonaufnahme gespeichert."

Variante 2 — mit Audio-Aufzeichnung (nur wenn bewusst aktiviert)

„Guten Tag, hier ist Lea, der automatische Telefonassistent von [Betrieb]. Zur Bearbeitung Ihres Anliegens wird dieses Gespräch aufgezeichnet. Wenn Sie damit nicht einverstanden sind, sagen Sie es bitte jetzt — dann nehme ich Ihr Anliegen ohne Aufnahme auf."

⚠️ Eine Aufzeichnung ohne vorherige Ansage/Einwilligung ist nach § 201 StGB strafbar. Ohne Einwilligung erfolgt kein Mitschnitt.

Checkliste für Verantwortliche

Datenschutzerklärung ergänzen: Baustein aus Ziffer 02 übernehmen und [Platzhalter] ausfüllen.
AVV abgeschlossen: Der Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28) wird im Einrichtungs-Assistenten geschlossen — bitte aufbewahren.
Ansage geprüft: Variante 1 (ohne Mitschnitt) ist Standard; Variante 2 nur, wenn Sie die Aufzeichnung bewusst aktivieren.
Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30): Aktivität „KI-gestützte Anrufannahme (Leitstand)" mit Auftragsverarbeiter aufnehmen.
Schwellenprüfung DSFA (Art. 35): Bei regelmäßig vielen/sensiblen Anrufen prüfen, ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig ist (wir unterstützen nach Art. 28 Abs. 3 lit. f).
Bereitschaft informieren: Personen, die Alarmierungen erhalten, über die Verarbeitung in Kenntnis setzen.

Fragen? Schreiben Sie an hallo@leitstand.app.